ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL - Apruébase la "Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de los Documentos de Personal y de Control" que serán de aplicación obligatoria en todo su ámbito.

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DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA-ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS-ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL-DESTRUCCION DE DOCUMENTACION OFICIAL-DELEGACION DE FACULTADES-ARCHIVOS-ARCHIVO GENERAL DE LA NACION-EXPEDIENTE-RESOLUCIONES-TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA NACION

Visto lo dispuesto por los incisos d) y e) del artículo 3 de la ley nro. 15.930 y lo preceptuado por el Decreto Nro. 232/79, y

Referencias Normativas:

• Ley N° 15930

Que es necesario uniformar los plazos mínimos de conservación de todos los documentos relativos a la administración del personal de la Administración Pública Nacional, como así también a aquellos documentos de control de la documentación en general.

Que mediante la homogeneización de los plazos de traslado de la documentación, desde la oficina productora al archivo central del Ministerio u Organismo, se reduce el volumen de los documentos activos e inactivos, permitiendo una utilización eficaz y económica de los espacios e instalaciones.

Que debe establecerse una distinción entre los documentos que cumplen una función administrativa, llamados operativos y aquellos que son creados en cumplimiento de los objetivos del organismo, denominados sustantivos, a efectos de lograr una eliminación sistemática de los que no merezcan ser conservados.

Que es necesario asegurar la conservación de aquellos documentos que realmente tienen valor permanente, como así también facilitar la búsqueda y el ordenamiento tanto de los documentos activos como de los inactivos.

Que la adopción de una tabla de plazos mínimos de conservación de los documentos de personal y de control, constituye un primer e indispensable paso hacia la eliminación racional y sistemática de documentos que carezcan de valor permanente.

Por ello EL PRESIDENTE DE LA NACION ARGENTINA

DECRETA:

ARTICULO 1.- Apruébase la "Tabla de Plazos Mínimos de Conservación de los Documentos de Personal y de Control" así como los Anexos I y II que forman parte del presente, y que serán de aplicación obligatoria en todo el ámbito de la Administración Pública Nacional (Ministerios y Secretarías de la Presidencia de la Nación, Organismos Descentralizados, Servicios de Cuentas Especiales y Obras Sociales, Empresas y Sociedades del Estado).

ARTICULO 2.- Facúltase a los señores Ministros y Secretarios de la Presidencia de la Nación para designar a los integrantes de las Comisiones de Selección Documental (Anexo I) y para ordenar por Resolución la eliminación de los documentos desafectados.

Asimismo tales funcionarios podrán delegar las mencionadas facultades en las autoridades superiores de los Organismos Descentralizados, Servicios de Cuentas Especiales y Obras Sociales de su dependincia, cuando el volumen, la importancia del fondo documental y la operatividad de la tarea así lo justifiquen.

ARTICULO 3.- En cuanto a las Empresas y Sociedades del Estado, serán sus titulares quienes tendrán las facultades mencionadas en el primer parágrafo del artículo 2.

ARTICULO 4.- La Dirección General del Archivo General de la Nación será la autoridad que dispondrá la desafectación de los documentos (de acuerdo a lo instruido por el Anexo I), considerando para ello lo que aconseje la ciencia archivística moderna.

ARTICULO 5.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese.

TABLA DE PLAZOS MINIMOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DE PERSONAL

TIPOS DOCUMENTALES: - Expedientes.

- Actuaciones o trámites internos.

- Formularios.

TEMA PLAZO MINIMO DE CONSERVACION

Accidente de trabajo 3 años desde el reintegro del

sin causa judicial. agente, o declaracion de inca-

pacidad, sin reintegro.

Accidente de trabajo 1 años desde la finalizacion de

con causa judicial. la causa judicial, por peren-

cion de instancia o por sen-

tencia final.

Asignacion de funciones. 1 año desde la finalizacion

de las funciones asignadas.

Cesantias. Permanente.

Comisiones de servicio. 1 año desde la finalizacion

de la comision.

10 años desde su cumplimiento

si hay lugar a indemnizacion.

Desarraigo. 1 año desde el consentimiento

efectivizacion del acto ad-

ministrativo.

Embargos. 1 años desde el cese del embargo.

Exoneracion. Permanente.

Fallecimiento. 1 año desde la denuncia del

fallecimiento.

Franquicias (por estudios, 1 año desde el fin de la fran-

maternidad, incapacidad). quicia.

Justificacion de inasisten- 1 año desde la fecha de justi-

cias. ficacion.

Legajos de personal. Permanente.

Licencia anual ordinaria. 1 año desde que fue concedida.

Licencias especiales. 5 años desde la finalizacion

de la licencia.

Licencias extraordinarias 1 año desde la finalizacion de

(excepto para realizar es- la licencia.

tudios o investigaciones).

Licencias extraordinarias

para realizar estudios o Permanente.

investigaciones.

Nombramientos. 2 años desde la fecha de la

resolución del nombramiento.

Partes de asistencia. 1 año desde su fecha.

Promociones. 1 año desde el consentimiento

del acto administrativo.

Recursos administrativos. 3 años desde la notificacion

de la Resolucion o Decreto.

Reingresos. 2 años desde la fecha de la

resolucion del nombramiento.

Reintegro de haberes. 1 año desde efectuado el rein-

tegro.

Renuncias. 1 año desde su aceptación.

Renuncias condicionadas. 1 año desde la cesacion de

los servicios.

Reubicacion y re-encasilla- 3 años desde el consentimien-

miento. to y efectivizacion del acto

administrativo.

Sanciones disciplinarias:

Apercibimiento y suspen-

sion (que no sean consecuen- 1 año desde la fecha de la

cia de sumario). sancion.

Solicitud de empleo dene- 6 meses desde la fecha de no-

gada. tificacion de la denegatoria

al interesado.

Subrogacion - suplencias. 1 año desde el fin de la sub-

rogacion o suplencia.

Sumarios - con consecuen- 10 años desde la notificacion

cias patrimoniales. del acto dispositivo.

- otros. 5 años desde la notificacion

del acto dispositivo.

- cuando se produ-

ce cesantia o exoneracion. Permanente.

Tarjetas de control de a- 1 año desde la finalizacion

sistencia o planillas de del acalendario en el que

asistencia. se registro la tarjeta.

Titulos habilitantes. 1 año desde la fecha de la

resolucion.

Traslados y permutas. 1 año desde la fecha de con-

sentimiento y efectivizacion

del acto administrativo.

TABLA DE PLZOS MINIMOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DE CONTROL

TIPOS DOCUMENTALES: - Tarjetas.

- Formularios.

DESCRIPCION PLAZO MINIMO DE CONSERVACION

Comprobantes de correspon- 6 meses desde su fecha.

dencia certificada.

Fichas de tramite de expe- Permanente.

diente o actuacion.

Hojas de ruta. Hasta el ingreso de la docu-

mentacion en el archivo cen-

tral.

Planillas de control de 1 año desde la ultima fecha.

remitos de documentos. incluida en la planilla.

Remitos de documentos. 2 años desde la fecha del re-

mito.

1) PAUTAS

Esta Tabla se refiere solamente a los originales de los documentos

en ella incluídos. Las copias de los mismos pueden ser destruídas

sin solicitar su desafectación, salvo en el caso de copias de

substitución (aquellas reproducciones que reemplazan al original

cuando éste no existe y forman parte de la archivalía del

organismo).

Las copias de substitución debidamente autenticadas tendrán el

mismo valor que el original (en el caso de Resoluciones y

Disposiciones); si carecieran de autenticación deberán preservarse

igualmente, pero sólo servirán de principio de prueba por escrito.

Las RESOLUCIONES o DISPOSICIONES originales recaídas en los

expedientes o en las actuaciones comprendidas en esta Tabla,

deberán ser reempladas por copias o reproducciones debidamente

autenticadas; cuando correspondiera la intervención del Tribunal

de Cuentas de la Nación, el reemplazo se efectuará después de la

intervención y antes de la prosecución del trámite que

correspondiere. Con los originales se constituirán series

ordenadas numérica y cronológicamente. Una serie corresponderá a

Resoluciones y otra a Disposiciones. Todos estos documentos

originales tienen el mismo valor permanente y deberán ser

conservados adecuadamente; por consiguiente no deberán ser

incluídos en las solicitudes de desafectación.

Los LEGAJOS DE PERSONAL donde deberán registrarse todos los datos

que constituyan la memoria sobre la actividad desarrollada por el

agente público y agregarse los curriculum vitae y decalraciones

juradas que cada agente presentare, también son de guarda

permanente, sin perjuicio de que ellos puedan contener

documentación transitoria.

Las FICHAS DE TRAMITE DE EXPEDIENTES Y ACTUACIONES (Cap. VI, inc.

21 del Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo -

Decreto Nro. 759/66) son de guarda permanente (salvo desafectación

del Archivo General de la Nación), aún cuando correspondieren a

documentos desafectados.

Esta Tabla indica los plazos mínimos durante los cuales deberán

ser conservados los documentos en los organismos. Ello implica que

los mismos podrán ser guardados por más tiempo que el aquí

establecido, siempre que se justificare con razones bien fundadas

ante las autoridades del mismo organismo. Estos plazos mínimos se

deberán contemplar en dos etapas desde el punto de vista de la

utilidad del documento: la primera, es la más activa del documento

(período de utilización de alta frecuencia); durante el transcurso

los documentos deberán ser conservados en la oficina productora.

Cada organismo deberá considerar la frecuencia de consulta

conforme a un patrón establecido y a sus propias necesidades. En

la segunda etapa, que es la menos activa, o inactiva del

documento, éste no se utiliza en forma frecuente, no

justificándose que ocupe espacio en la oficina productora. Por

tanto, los documentos deberán trasladarse a un único depósito del

organismo (archivo central) perfectamente ordenados y

clasificados. Siendo el período de guarda inferior a dos (2) años

no será necesario efectuar el traslado antes mencionado.

Los plazos de conservación aquí establecidos tienen en cuenta los

valores intrínsecos de la información contenida en los documentos,

contemplandose los aspectos administrativos, legales y fiscales

(valores primarios) que señalan el tiempo de conservación

precaucional. El fin de este plazo precaucional permite a los

organismos solicitar ante el Archivo General de la Nación, la

desafectación correspondiente (punto 3) del persente anexo. Salvo

indicación en contrario, los plazos de conservación son expresados

en años,no debiendo coincidir necesariamente con el año calendario, sino que se consideran para ello los períodos de 12

(doce) meses a partir de la última fecha del documento o de la

actuación o expediente, en que está integrado.

2) DEFINICIONES

2.1. Documentos de personal: son todos aquellos relativos a los

agentes públicos, producidos o recibidos por un organismo público

donde el empleado ocupa un cargo. Esta clasificación incluye:

expedientes, legajos de los agentes, fichas de control de

asistencia, planillas de control de asistencia, formularios, etc.

2.2. Documentos de control: son aquellos que sirven de prueba de

los trámites o actos realizados. Abarcan planillas de control de

giro de documentación, comprobantes de la correspondencia

certificada, formularios completos de remitos de documentación,

fichas de trámite de expedientes o actuaciones.

3) PROCEDIMIENTOS

3.1. De la formación de la Comisión de Selección Documental:

de acuerdo a lo dispuesto por el art. 2 primer parágrafo, deberá

ser designada una Comisión de Selección Documental. La misma

estará integrada por un abogado, un contador o licenciado en

administración, un administrativo y un archivero. Este último

funcionario podrá ser reemplazo por el Jefe del Departamento Mesa

de Entradas, Salidas y Archivo o el Jefe del Archivo Central si lo

hubiera. Las responsabilidades de esta Comisión se indican en 3.3.

3.2. De los documentos incluídos en esta Tabla: una vez vencidos

los plazos de conservación precaucional indicados, se deberá

proceder de la siguiente forma:

3.2.1. Llenado y remisión por duplicado al Archivo General de la

Nación de los formularios de SOLICITUD DE DESAFECTACION

(información global de la documentación a desafectar - anexo II) y

el de INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACION (asiento detallado

de las piezas documentales destinadas a eliminar - anexo II).

3.2.2. Una vez desafectada la documentación por el Director

General del Archivo General de la Nación (art. 4) -quien podrá

disponer la reserva de algunas piezas documentales en carácter de

muestreo, o de una serie o subserie completa, asignándoles valor

permanente- los funcionarios indicados en los arts. 2 y 3 deberán

ordenar la eliminación de los documentos desafectados, mediante el

acto administrativo correspondiente.

3.2.3. Cumplidos estos actos, se procederá a separar la

documentación eliminable y se cotejará con el Inventario de

Desafectación a los efectos de su eliminación, con intervención y

contralor, e la Comisión de Selección Documental. Se agruparán por

separado aquellas piezas documentales que deban conservarse, sea

por muestreo o asignación de carácter permanente atados, mediante

el acto a otras que la Comisión por sí considere de guarda

permanente debiendo fundamentarlo debidamente.

3.2.4. Se suscribirá el ACTA DE ELIMINACION (anexo II), firmando

la misma la Comisión de Selección Documental.

3.2.5. Se asentará en las Fichas de trámite de expediente o

actuación el número del Acta de Eliminación.

3.2.6. Se procederá a la destrucción del material documental

correspondiente por medio de:

3.2.6.1. Trituración y eliminación o venta de la masa de papel

triturado.

3.2.6.2. Venta, de los documentos en el estado en que se

encuentra, con cargo de ser convertido en inutilizable.

3.2.6.3. Otras formas de destrucción que garantice la no

utilización de la documentación como tal.

3.2.7. Los documentos denominados en esta Tabla como de control,

se eliminarán sin solicitar su desafectación.

3.3. De los responsables: El Jefe del Departamento de Mesa de

Entradas, Salidas y Archivo o en su defecto el Jefe del Archivo

Central será responsable de cumplimentar lo indicado en 3.2.2.; 3

2.3.; 3.2.4.; 3.2.5.; 3.2.6. y 3.2.7. Los responsables deberán

controlar además, que la documentación que se solicita desafectar,

sea la comprendida en esta Tabla y que sus plazos precaucionales

hayan finalizado.

3.4. De los documentos no comprendidos en esta Tabla: para los

documentos operativos o sustantivos no incluídos en esta Tabla

deberá procederse de la siguiente forma:

3.4.1. Toda la documentación anterior al año 1916 posee valor

permanente y no se puede solicitar su desafectación. La posterior

a esta fecha es susceptible de ser desafectada.

3.4.2. La documentación indicada en 3.4.1. in-fine recibirá el

mismo tratamiento establecido en 3.2.1.; 3.2.2.; 3.2.3.; 3.2.4.;

3.2.5.; 3.2.6. y 3.3., pero siguiendo el procedimiento prescripto

por el Decreto Nro. 232/79.

visualizar inventario de solicitud de desafectación

visualizar solicitud de desafectación

INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD DE DESAFECTACION:

ORGANISMO PRODUCTOR : Se trata del organismo productor de

la documentacion, que puede ser dis-

tinto del organismo remitente, en el

caso de que este conserve documenta-

cion de otro origen (v.gr. organismo

disuelto).

FECHAS EXTREMAS : La mas antigua y la mas moderna de

la documentacion incluida en los in-

ventarios anexos.,

TIPOS DOCUMENTALES : Marcar con una cruz lo que corres-

ponda.

SOPORTES : Marcar con una cruz lo que corres-

da.

PLAZO DE CONSERVACION : Poner el numero de ade conserva-

cion segun Decreto.

La fecha de vencimiento resultara

de agregar ese plazo a la fecha del

documento mas moderno.

SUBSERIE : Cuando la Serie o Tema da lugar a

la apertura de subseries o sea a

diversas variedades tematicas de

la Serie, se debe registrar el e-

pigrafe que corresponda; v.g.:

SERIE: Licencias extraordinarias-

SUBSERIE: Con goece de haberes pa-

ra rendir examenes. -SERIE: Licen-

cias extraordianrias -SUBSERIE:

Con goce de sueldo por servicio

militar obligatorio.

COPIAS U ORIGINALES : Si son copias se debe detallar la

categoria de la misma; v.g.: Mi-

crofilm, fotocopias, etc.

Nro. DE ASIENTO : Se debe registrar el numero corre-

lativo que corresponda al inventa-

rio.

FECHA : Año de finalizacion del tramite.

Nro. DE UNIDAD : Se refiere al numero del expedien-

o código te o actuacion, o planilla, etc.

ACTA DE ELIMINACION

En la ciudad de Buenos Aires a los ..... días del mes de ......

.........del año ......, se contituye la Comisión de Selección

Documental designada por Resolución Nro. ...........dictada por ..

...(1) el ... (2) ... integrada por los señores ...(3) ... siendo

las..... horas. Procede en primer lugar al incorporar a la

presente la autorización de desafectación documental producida por

el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, y la ... (4) ..., de ... (5) ...

ordenando la eliminación de la documentación desafectada.

Seguidamente se procede a cotejar el inventario de la

documentación a los efectos de su eliminación, la que se hará por

medio de..... (6) .... guardándose como muestreo los documentos de

cada serie y/o subserie, asentados en el Anexo Nro......... del

listado de documentos desafectados, y/o guardándose los tipos

documentales........, que se separan de las unidades documentales.

...........Conste que se ha procedido a asentar en las fichas y/o

libros ....(7) ... la nota de autorización de desafectación y la

presente Acta. Se extienden dos (2) ejemplares de un mismo tenor,

uno de los cuales se gira al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION A SUS

EFECTOS.

FIRMAN: los miembros de la Comisión ad hoc, operario que efectua la

destruccion.

INSTRUCTIVO PARA EL ACTA DE ELIMINACION:

(1) Nombre y cargo de la autoridad máxima del Ministerio,

Secretaría, Empresa o Sociedad.

(2) Fecha.

(3) Nombres, cargos y funciones que revisten en la estructura del

Organismo, Empresa o Sociedad.

(4) Resolución o Disposición de la autoridad máxima del Organismo.

(5) Fecha.

(6) Trituración y venta por licitación de la masa del papel

triturado, o por la venta de los documentos en el estado que se

encuentran, con cargo de ser convertido en material ilegible, u

otro medio (Anexo I).

(7) Libros de entradas, inventarios o índices numéricos.