Anexo III (Según Resolución General Nº 2833)
CONDICIONES PARA EL ARCHIVO Y DIGITALIZACION DOCUMENTAL DE ARCHIVOS GENERALES (PSAD)
I) Registro de "Prestador de Servicio de Archivo y Digitalización" (PSAD)
1. Los "PSAD" solicitarán ante esta Administración Federal su habilitación para operar en calidad de tales.
2. La solicitud se formalizará mediante la presentación de una nota —por duplicado y con carácter de declaración jurada— en la Mesa General de Entradas y Salidas de la sede central de este Organismo, dirigida a las Subdirecciones Generales de Sistemas y Telecomunicaciones y de Recaudación, mediante la cual se informará que se cumple con los requisitos y condiciones exigidos para operar como "PSAD". Asimismo, se deberán adjuntar los elementos probatorios correspondientes.
3. La habilitación se efectuará mediante pronunciamiento del máximo nivel de ambas Subdirecciones Generales y será incorporada al Sistema Informático MARIA (SIM).
II) Condiciones que deberán cumplir los "PSAD"
A) Requisitos generales
1. Asumir el compromiso de no divulgar ningún aspecto de la documentación resguardada, mediante la presentación de una nota, por duplicado y con carácter de declaración jurada, ante este Organismo.
2. Contar con un servicio de auditoría externa de procesos.
3. Para el caso de cese de la prestación, deberá presentar una nota —por duplicado y con carácter de declaración jurada— ante este Organismo, mediante la cual se compromete a devolver los documentos a sus responsables o bien a transferirlos a otro "PSAD" habilitado, indicado por el interesado, previa autorización de esta Administración Federal. Dicha comunicación deberá efectuarse con una anticipación no menor a los CIENTO VEINTE (120) días hábiles administrativos a la fecha de cese prevista. Los requisitos que se deberán observar para efectuar la transferencia de los legajos electrónicos a otro "PSAD" se publicarán en el sitio "web" del Organismo (http: //www.afip.gob.ar).
4. Poseer un sistema de registro y consulta en línea con esta Administración Federal de los documentos recibidos y digitalizados, el cual se ajustará a las políticas, estándares e infraestructura informáticas que determine este Organismo.
5. Suscribir/registrar las constancias que exija esta Administración Federal, delimitando la responsabilidad del resguardo.
6. Informar por los medios que determine esta Administración Federal, la documentación que se incorpora a su resguardo y el lugar físico donde se procede a su archivo.
7. La infraestructura informática destinada a la conservación de la información deberá contar con todas las medidas tendientes a asegurar la disponibilidad, integridad, confidencialidad, auditabilidad, no repudio y accesibilidad a la información para las personas autorizadas, exclusivamente.
8. En caso de alteración de la documentación por hechos imprevistos se deberá comunicar dicha circunstancia al servicio aduanero dentro de las VEINTICUATRO (24) horas de producida.
9. No deberá tener deudas líquidas y exigibles por obligaciones impositivas, aduaneras y de los recursos de la seguridad social.
10. Deberá asegurar la prestación del servicio en todas las aduanas y a todos los declarantes que pretendan su contratación.
11. Las instalaciones y el equipamiento informático destinado a la conservación de la informaciónarchivo de documentación aduanera deberán estar ubicados en el territorio de la República Argentina.
B) Seguridad física y ambiental
1. El lugar deberá contar con las dimensiones acordes al volumen y por el tiempo durante el cual permanecerá archivada la documentación. Asimismo, deberá tener las habilitaciones que correspondan en el ámbito nacional, provincial, municipal y/o de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, así como de los distintos organismos que deben intervenir.
2. El equipamiento informático deberá estar resguardado, en condiciones acordes a sus características.
3. Disponibilidad de acceso del personal autorizado de esta Administración Federal o de la justicia a las instalaciones, todos los días y durante las VEINTICUATRO (24) horas.
4. Sistema de registro electrónico en línea con esta Administración Federal, que permita la consulta y ubicación inmediata de la documentación, el cual se ajustará a las políticas, estándares e infraestructura informática que determine este Organismo.
5. Sistema de control de accesos y cerco perimetral, de corresponder este último, acorde con el recinto cerrado.
6. Sistema de cámaras en accesos, ventanas y pasillos, que conserven la grabación para la detección de alteraciones.
7. Sistema de detección y extinción de fuego y del ataque de agentes atmosféricos o biológicos.
8. Sistemas de control de plagas y de contaminantes atmosféricos que atenten contra el bien resguardado.
9. Personal de vigilancia habilitado como tal durante las VEINTICUATRO (24) horas del día.
10. Estanterías ignífugas.
11. Climatización y control de humedad y temperatura.
C) Digitalización de la documentación
1. Deberá utilizarse tecnología y procedimientos que aseguren la fidelidad, uniformidad e integridad de la información resguardada y transmitida.
2. Los procesos de digitalización deberán ajustarse estrictamente a las normas y actualizaciones que determine esta Administración Federal.
3. La tecnología de captura, memorización, archivo y visualización de la información utilizada deberá impedir la posibilidad de manipulación de los datos contenidos en el documento.
4. Cada documento aduanero digitalizado deberá constituirse en un legajo electrónico, el cual deberá permitir incorporar nueva documentación con posterioridad a la entrega de la documentación principal, ya archivada y digitalizada.
5. Los declarantes e importadores/exportadores podrán acceder a las imágenes digitalizadas de sus documentos.
6. Deberá contar con equipamiento informático y de comunicaciones que guarden relación con la cantidad máxima prevista de documentación a conservar, incluyendo sistemas de contingencia para el resguardo de toda la información.
7. Permitir el acceso a consulta, vía "web" y en tiempo real, de la documentación por parte del personal de esta Administración Federal, todos los días y las VEINTICUATRO (24) horas.
8. El plazo para digitalizar la totalidad del documento no deberá exceder de CINCO (5) días hábiles a partir del día siguiente al de la recepción del mismo por parte del "PSAD".
9. Deberá contar con pistas de auditoría de los eventos y procesos.
10. Permitir la búsqueda a través de distintos atributos de la documentación digitalizada, como ser: la Clave Unica de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) y Apellido y nombres del declarante, Clave Unica de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) y Apellido y nombres, denominación o razón social del importador/exportador, número de destinación, Aduana ante la cual se declaró la operación.
11. Permitir a esta Administración Federal acceder a las bases para consultar, mediante procesos "batch", las imágenes de los documentos digitalizados.
Texto original según Resolución General Nº 2721/2009 AFIP
CONDICIONES PARA EL ARCHIVO Y DIGITALIZACION DOCUMENTAL DE ARCHIVOS GENERALES (PSAD)
I) Registro de "Prestador de Servicio de Archivo y Digitalización" (PSAD)
1. Los "PSAD" solicitarán ante esta Administración Federal su habilitación para operar en calidad de tales.
2. La solicitud se formalizará mediante la presentación de una nota —por duplicado y con carácter de declaración jurada— en la Mesa General de Entradas y Salidas de la sede central de este Organismo, dirigida a las Subdirecciones Generales de Sistemas y Telecomunicaciones y de Recaudación, mediante la cual se informará que se cumple con los requisitos y condiciones exigidos para operar como "PSAD". Asimismo, se deberán adjuntar los elementos probatorios correspondientes.
3. La habilitación se efectuará mediante pronunciamiento del máximo nivel de ambas Subdirecciones Generales y será incorporada al Sistema Informático MARIA (SIM).
II) Condiciones que deberán cumplir los "PSAD"
A) Requisitos generales
1. Asumir el compromiso de no divulgar ningún aspecto de la documentación resguardada, mediante la presentación de una nota, por duplicado y con carácter de declaración jurada, ante este Organismo.
2. Contar con un servicio de auditoría externa de procesos.
3. Para el caso de cese de la prestación, deberá presentar una nota —por duplicado y con carácter de declaración jurada— ante este Organismo, mediante la cual se compromete a devolver los documentos a sus responsables o bien a transferirlos a otro "PSAD" habilitado, indicado por el interesado, previa autorización de esta Administración Federal. Dicha comunicación deberá efectuarse con una anticipación no menor a los CIENTO VEINTE (120) días hábiles administrativos a la fecha de cese prevista. Los requisitos que se deberán observar para efectuar la transferencia de los legajos electrónicos a otro "PSAD" se publicarán en el sitio "web" del Organismo (http: //www.afip.gob.ar).
4. Poseer un sistema de registro y consulta en línea con esta Administración Federal de los documentos recibidos y digitalizados, el cual se ajustará a las políticas, estándares e infraestructura informáticas que determine este Organismo.
5. Suscribir/registrar las constancias que exija esta Administración Federal, delimitando la responsabilidad del resguardo.
6. Informar por los medios que determine esta Administración Federal, la documentación que se incorpora a su resguardo y el lugar físico donde se procede a su archivo.
7. La infraestructura informática destinada a la conservación de la información deberá contar con todas las medidas tendientes a asegurar la disponibilidad, integridad, confidencialidad, auditabilidad, no repudio y accesibilidad a la información para las personas autorizadas, exclusivamente.
8. En caso de alteración de la documentación por hechos imprevistos se deberá comunicar dicha circunstancia al servicio aduanero dentro de las VEINTICUATRO (24) horas de producida.
B) Seguridad física y ambiental
1. El lugar deberá contar con las dimensiones acordes al volumen y por el tiempo durante el cual permanecerá archivada la documentación. Asimismo, deberá tener las habilitaciones que correspondan en el ámbito nacional, provincial, municipal y/o de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, así como de los distintos organismos que deben intervenir.
2. El equipamiento informático deberá estar resguardado, en condiciones acordes a sus características.
3. Disponibilidad de acceso del personal autorizado de esta Administración Federal o de la justicia a las instalaciones, todos los días y durante las VEINTICUATRO (24) horas.
4. Sistema de registro electrónico en línea con esta Administración Federal, que permita la consulta y ubicación inmediata de la documentación, el cual se ajustará a las políticas, estándares e infraestructura informática que determine este Organismo.
5. Sistema de control de accesos y cerco perimetral, de corresponder este último, acorde con el recinto cerrado.
6. Sistema de cámaras en accesos, ventanas y pasillos, que conserven la grabación para la detección de alteraciones.
7. Sistema de detección y extinción de fuego y del ataque de agentes atmosféricos o biológicos.
8. Sistemas de control de plagas y de contaminantes atmosféricos que atenten contra el bien resguardado.
9. Personal de vigilancia habilitado como tal durante las VEINTICUATRO (24) horas del día.
10. Estanterías ignífugas.
11. Climatización y control de humedad y temperatura.
C) Digitalización de la documentación
1. Deberá utilizarse tecnología y procedimientos que aseguren la fidelidad, uniformidad e integridad de la información resguardada y transmitida.
2. Los procesos de digitalización deberán ajustarse estrictamente a las normas y actualizaciones que determine esta Administración Federal.
3. La tecnología de captura, memorización, archivo y visualización de la información utilizada deberá impedir la posibilidad de manipulación de los datos contenidos en el documento.
4. Cada documento aduanero digitalizado deberá constituirse en un legajo electrónico, el cual deberá permitir incorporar nueva documentación con posterioridad a la entrega de la documentación principal, ya archivada y digitalizada.
5. Los declarantes e importadores/exportadores podrán acceder a las imágenes digitalizadas de sus documentos.
6. Deberá contar con equipamiento informático y de comunicaciones que guarden relación con la cantidad máxima prevista de documentación a conservar, incluyendo sistemas de contingencia para el resguardo de toda la información.
7. Permitir el acceso a consulta, vía "web" y en tiempo real, de la documentación por parte del personal de esta Administración Federal, todos los días y las VEINTICUATRO (24) horas.
8. El plazo para digitalizar la totalidad del documento no deberá exceder de TRES (3) días hábiles a partir del día siguiente al de la recepción del mismo por parte del "PSAD".
9. Deberá contar con pistas de auditoría de los eventos y procesos.
10. Permitir la búsqueda a través de distintos atributos de la documentación digitalizada, como ser: la Clave Unica de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) y Apellido y nombres del declarante, Clave Unica de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) y Apellido y nombres, denominación o razón social del importador/exportador, número de destinación, Aduana ante la cual se declaró la operación.
11. Permitir a esta Administración Federal acceder a las bases para consultar, mediante procesos "batch", las imágenes de los documentos digitalizados.